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POP — Boletim de Entregas

Nome curto: Boletim Área: Backoffice / Sucesso do Cliente Responsável: Tati (Backoffice) Tempo estimado: ~5 min (criar task + revisar) + ~2 min de processamento automático Ferramentas: ClickUp, Google Drive, WhatsApp Slash command relacionado: /boletim

O Boletim é o relatório mensal de entregas que enviamos pra cliente. Ele cruza duas fontes de dados:

  1. Tasks concluídas no ClickUp (fonte primária das entregas) — todas as tasks marcadas com a tag do cliente (ex: janaina-ortiga, debora-faria) que foram finalizadas no período, em todas as listas de Design, Vídeo, Copy, Estratégia, Gestão de Campanhas e Relatórios Tráfego.
  2. Mensagens curadas do grupo WhatsApp [CLIENTE] Atendimento SC (complemento) — pra extrair elogios literais, aprovações, resultados reportados e próximos passos.

⚠️ Importante: o cliente é identificado nas tasks pela TAG (não pelo campo Empresa). Toda task de cliente precisa ter a tag certa pra entrar no Boletim. Mapa de tags: janaina-ortiga, debora-faria, barbara-concept, denise-ramos. Clientes sem tag mapeada (Josi Balbino, Neuro Academy, Pinzon) entram no Boletim só com a parte do WhatsApp.

O resultado tem: KPIs do período (total entregue, top 3 frentes, tempo médio), resumo executivo, entregas por categoria, citações literais, resultados mensuráveis e próximos passos pendentes.

Onde mais o nome aparece: na lista do ClickUp ainda se chama "Relatórios de Entregas" (vamos renomear pra "Boletins" no UI também), e os links antigos /relatorio-cliente/* continuam funcionando como alias. Em código novo, usa Boletim.

Atalhos do ClickUp

Quando executar

  • Mensalmente, no fechamento do mês de cada cliente ativo (geralmente no 1º ou 2º dia útil do mês seguinte).
  • Pontualmente, quando o cliente solicitar um recap de uma campanha ou período específico.

Resultado esperado

  • Google Doc na pasta do cliente no Drive (revisão e ajustes da Tati)
  • PDF anexado na task do ClickUp (envio formal pra cliente)
  • Mensagem WhatsApp curta pronta pra copiar e colar no grupo do cliente
  • Status da task automaticamente em pronto para revisão

Pré-requisitos

  • Acesso à lista Relatórios de Entregas (Espaço Comercial e Pós Venda → Pasta Sucesso do Cliente)
  • Cliente precisa ter grupo WhatsApp [CLIENTE] Atendimento SC ativo e cadastrado (ver lista abaixo)

Passo a passo

1. Criar a task

Abra a lista Relatórios de Entregas e clique em + Nova task. Sugestão de nome:

Boletim <Cliente> — <mês>/<ano>

Exemplo: Boletim Débora — abril/26

2. Preencher os campos

Preencha apenas estes 2 campos antes de mudar o status:

  • Empresa → escolha o cliente no dropdown
  • Período (dias) → escolha o intervalo (padrão: 30 para fechamento mensal)

Períodos sugeridos:

Período Quando usar
7 Recap de uma semana de campanha
14 Quinzena (relatórios intermediários)
30 Fechamento mensal padrão
60 ou 90 Revisões trimestrais ou cliente com baixa atividade

3. Acionar a geração

Mude o status da task para gerar relatório. Esse é o gatilho.

A partir desse momento o sistema vai:

  1. Buscar tasks concluídas no ClickUp filtrando pela tag do cliente em todas as listas de Criação (Design, Vídeo, Copy, Estratégia) e Tráfego (Gestão de Campanhas, Relatórios Tráfego). Calcula KPIs: total entregue, distribuição por categoria, tempo médio.
  2. Buscar mensagens do grupo WhatsApp [CLIENTE] Atendimento SC no período escolhido
  3. Selecionar elogios, aprovações e resultados relevantes do WhatsApp (curadoria automática via IA, feita às 8h da manhã todo dia)
  4. Montar a narrativa estruturada (números do período + resumo executivo + entregas por categoria + citações literais + próximos passos)
  5. Criar Google Doc na pasta do Drive
  6. Exportar PDF e anexar na task
  7. Gerar mensagem curta pra grupo do cliente
  8. Mudar status pra pronto para revisão

Aguarde ~2 minutos.

4. Revisar o Boletim

Quando o status mudar pra pronto para revisão, abra a task na lista. Vai ter um comentário do sistema com:

  • 📄 Link do Google Doc — abra e revise
  • 💬 Mensagem WhatsApp em bloco copiável
  • 📎 PDF anexado

Checklist de revisão:

  • Datas das entregas batem com o que foi feito?
  • Citações dos elogios estão literais (entre aspas, sem editar)?
  • Números e KPIs estão corretos?
  • Próximos passos refletem o que está alinhado com o cliente?
  • Não tem nada confidencial/interno que não deveria ir pro cliente?

Se precisar ajustar, edite o Doc direto no Google Docs. Não é necessário gerar de novo.

5. Enviar pro cliente

Se editou o Doc: baixe o PDF atualizado em Arquivo → Baixar → PDF. Se não editou: use o PDF que já está anexado na task.

Envie o PDF pra cliente pelo canal habitual (e-mail ou WhatsApp privado dela).

Cole a mensagem WhatsApp (do comentário da task) no grupo [CLIENTE] Atendimento SC pra avisar o time da cliente que o Boletim do mês foi enviado.

6. Encerrar a task

Mude o status pra complete depois que o Boletim for enviado e a cliente confirmar recebimento.

Clientes disponíveis

Com histórico completo (Boletim útil agora)

  • Débora Faria Store
  • Bárbara
  • Loja Josi Balbino
  • Ortiga Cursos & Treinamentos (Janaina Ortiga)
  • The Neuro Academy

Coletando dados (Boletim útil em ~2 semanas)

  • ⏳ Nutrição Denise Ramos
  • ⏳ Professor Pizon

Sem grupo WhatsApp cadastrado

Os outros nomes do dropdown não têm grupo de atendimento WhatsApp — o Boletim não funciona pra eles:

  • Loja Janaina Rodrigues
  • Loja Patrizi Pijamas
  • Alle Use / Loja Alle Use
  • Loja Ilha Rata
  • Loja Uh Lalá
  • Cnbb

Se um desses clientes começar a ser atendido por WhatsApp, peça pro Junior cadastrar o grupo.

Erros comuns

"Cliente não está mapeado para um grupo coletado"

Você selecionou um cliente que não tem grupo WhatsApp cadastrado. Confira a lista acima e escolha um cliente da seção "Com histórico completo".

"Sem mensagens no período"

O cliente não teve atividade no grupo nos dias escolhidos. Tente um período maior (60 ou 90 dias) ou verifique com o time se o grupo está ativo.

Status não mudou para pronto para revisão

Aguarde até 3 minutos. Se passar disso e nada acontecer, avise o Junior — pode ser o servidor que caiu ou erro de conexão. O comentário de erro (se houver) começa com ⚠️ e aparece na própria task — basta abrir a lista e clicar na task em questão.

Boas práticas

  • A qualidade do Boletim depende de DUAS coisas:
  • Tasks no ClickUp com a TAG do cliente e fechadas no período. Se a task ficou aberta ou foi fechada sem a tag (janaina-ortiga, debora-faria, etc), não entra. Status finalizada, deu certo ou complete contam.
  • Mensagens do time no grupo WhatsApp da cliente. Elogios e aprovações dela só aparecem se vierem nas conversas.
  • Mantenha o hábito de avisar entregas no grupo (mesmo curto: "post agendado", "criativo enviado pra aprovação") e fechar a task no ClickUp com a tag do cliente quando o item for aprovado pela cliente.
  • Não dá pra ter task com tag gita E janaina-ortiga ao mesmo tempo — escolha. Tag gita é pra trabalho interno (não entra no Boletim de cliente).
  • Revise sempre antes de enviar. O sistema é bom mas pode escorregar em alguma data ou número. A revisão humana é parte do POP.
  • Não rode duas vezes em uma mesma task. Se precisar regenerar, crie uma task nova — assim mantém o histórico.
  • Use a mesma task pra acompanhar o ciclo completo: geração → revisão → envio → encerramento.

Para testar

Na lista Relatórios de Entregas, crie uma task de teste com Empresa = Débora Faria Store e Período = 30, mude pra gerar relatório e veja o fluxo completo. Depois delete a task de teste.

Atalhos pra quem mexe em código

  • Código: server/automations/boletim.js
  • Script CLI: server/scripts/gerar-boletim.js
  • Endpoints: /boletim/preview, /boletim/gerar, /webhook/clickup/boletim, /webhook/whatsapp/boletim (aliases legados /relatorio-cliente/* ainda ativos)
  • Slash command: /boletim (atalho pra disparar manualmente fora do ClickUp)

Ver também