POP — Orçar Novo Espaço Físico¶
⚠️ Status: v1 — em validação. Estrutura inicial. Após primeiro uso real pela Tati, vai ser ajustado com o passo-a-passo que de fato funcionou (critérios de avaliação, templates, prazos).
Área: Operacional / Backoffice Responsável: Tatiane (Tati) Tempo estimado: 5-15 dias úteis (pesquisa + visitas + decisão) — estimativa preliminar Ferramentas: ClickUp · Google Drive (planilha comparativa) · WhatsApp Slash command relacionado: —
Quando executar¶
- Expansão do time que esgota a capacidade atual da sede.
- Mudança de sede (cidade nova, melhor localização, etc.).
- Renovação de contrato próxima — oportunidade pra revisar custo/benefício.
- Necessidade de espaço específico (estúdio de gravação, sala de reunião dedicada, etc.).
Resultado esperado¶
- Planilha comparativa no Drive da Gita com 3 opções (mínimo) avaliadas pelos mesmos critérios.
- Apresentação resumida pra Tay com prós/contras de cada opção + recomendação.
- Task ClickUp encerrada no status correto (Aprovada / Em negociação / Descartada).
Pré-requisitos¶
Antes de começar a busca, fechar o briefing com a Tay:
| Campo | Pergunta |
|---|---|
| Motivador | Expansão / Mudança / Renovação / Necessidade específica? |
| m² mínimo / ideal | Quanto de área a Gita precisa hoje + previsão pros próximos 12 meses |
| Localização | Bairro/região preferida, raio aceitável, requisitos (estacionamento, transporte público, segurança) |
| Orçamento mensal | Range pré-aprovado (mín-máx) — incluindo aluguel + condomínio + IPTU |
| Prazo de mudança | Quando precisa estar com novo espaço operando |
| Tipo de imóvel | Comercial / Residencial adaptado / Coworking / Sala compartilhada |
| Infraestrutura mínima | Internet fibra disponível, banheiros, copa, fonte trifásica, ar-condicionado |
| Diferenciais desejáveis | Estacionamento próprio, ponto de ônibus, restaurantes próximos, etc. |
Passo a passo¶
1. Criar a task no ClickUp¶
Lista Administrativo (espaço Gestão e Financeiro → folder Administrativo).
Sugestão de nome:
Orçamento espaço físico — <motivador> — <mês/ano>
Exemplo: Orçamento espaço físico — Expansão de time — Maio/2026
Atribua: - Responsável: Tatiane - Revisor Interno: Tay - Descrição da task: briefing completo (preenchido conforme tabela acima)
Status inicial: em produção.
2. Pesquisar opções (3 mínimo)¶
Fontes recomendadas: - Imobiliárias parceiras - Plataformas: ZAP Imóveis, OLX, Viva Real, QuintoAndar (comercial) - Indicações do time (rede pessoal) - Grupos do segmento (corretores, empresas)
Anote pra cada opção: - Endereço completo + CEP - Foto da fachada + fotos internas (Drive) - m² total e útil - Valor aluguel mensal + condomínio + IPTU - Infraestrutura (todos os itens do briefing) - Contato do proprietário/imobiliária
3. Montar planilha comparativa¶
Crie no Drive da Gita > Backoffice > Espaço Físico > <ano-mês> uma planilha Google Sheets com colunas:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Opção | Nome curto (ex: "Imóvel Asa Norte 01") |
| Endereço | Completo |
| m² total | Área total |
| m² útil | Descontando recuos/paredes |
| Aluguel | R$ mensal |
| Condomínio | R$ mensal |
| IPTU | R$ mensal (rateado por 12) |
| Custo total | Soma das 3 colunas acima |
| R$/m² | Custo total ÷ m² útil |
| Infraestrutura | OK / Parcial / Falta — referência ao briefing |
| Tempo contrato | Mínimo exigido em meses |
| Reajuste | Índice e periodicidade |
| Pontos positivos | Lista bullet |
| Pontos negativos | Lista bullet |
| Score (1-5) | Avaliação subjetiva da Tati |
| Link da pasta | Pasta Drive com fotos/documentos da opção |
4. Agendar visitas (top 3 da planilha)¶
- Marcar visita com proprietário/imobiliária
- Levar checklist do briefing pra conferir in loco
- Tirar fotos e vídeos (subir na pasta Drive da opção)
- Anotar impressões na planilha
5. Apresentar pra Tay¶
- Compartilhar planilha no Drive
- Reunião curta (30 min) com a Tay
- Estrutura sugerida:
- Resumo de cada opção (1 min cada)
- Comparativo com destaque pros critérios mais importantes do briefing
- Recomendação da Tati + justificativa
- Decisão da Tay
6. Atualizar status no ClickUp¶
Conforme decisão:
| Decisão | Status |
|---|---|
| Tay quer aprofundar negociação em 1 opção | em aprovação cliente (cliente aqui = Tay) |
| Tay aprova diretamente | aprovado → seguir pro POP de fechamento de contrato |
| Tay pede mais opções | em alteração & ajuste (loop com passo 2) |
| Nenhuma serve | descartado + comentário |
7. Negociação e fechamento¶
Se aprovado: - Negociar condições (carência, reajuste, prazo) - Solicitar contrato de locação ao proprietário - Encaminhar pro POP de Coprodução ou Prestação de Serviço conforme o caso - Assinatura digital via DocuSeal (POP Assinatura Digital)
Templates¶
Mensagem pra divulgar busca (rede de contatos)¶
Galera, a Gita está procurando um novo espaço físico em <região>.
Critérios: ~<m²> m² útil, orçamento até R$ <valor>/mês (aluguel+condomínio+IPTU),
infraestrutura comercial básica (internet fibra, banheiros, copa).
Se alguém tiver indicações de imóveis ou corretores, manda DM pra mim por favor!
🙏 Tati
Critérios objetivos de avaliação (planilha)¶
| Critério | Peso | Como avaliar |
|---|---|---|
| Custo total mensal vs orçamento | Alto | R$ dentro do range |
| m² útil vs necessidade | Alto | Atende ao briefing |
| Localização vs critério | Alto | Bairro/raio combinam |
| Infraestrutura crítica (internet, energia, ar) | Alto | Tudo OK |
| Tempo de contrato | Médio | Flexível ou rígido? |
| Reajuste anual | Médio | IGPM/IPCA + %? |
| Diferenciais (estacionamento, etc.) | Baixo | Quantos atende? |
| Estado de conservação | Médio | Precisa reforma? |
Erros comuns a evitar¶
- ❌ Considerar só o valor do aluguel (esquecer condomínio + IPTU)
- ❌ Não conferir infraestrutura básica (internet fibra disponível?)
- ❌ Comparar opções com critérios diferentes (planilha sem padrão)
- ❌ Decidir sem visitar pessoalmente
- ❌ Aceitar a 1ª opção sem comparar outras 2
- ❌ Não negociar carência ou reajuste
Atalhos do ClickUp¶
- 📋 Folder Administrativo — onde criar a task
- 📁 Espaço Gestão e Financeiro