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POP — Gerar Relatório Mensal de Cliente pelo ClickUp

Área: Backoffice / Sucesso do Cliente Responsável: Tati (Backoffice) Tempo estimado: ~5 min (criar task + revisar) + ~2 min de processamento automático Ferramentas: ClickUp, Google Drive, WhatsApp Slash command relacionado: —

Atalhos do ClickUp

Quando executar

  • Mensalmente, no fechamento do mês de cada cliente ativo (geralmente no 1º ou 2º dia útil do mês seguinte).
  • Pontualmente, quando o cliente solicitar um recap de uma campanha ou período específico.

Resultado esperado

  • Google Doc na pasta do cliente no Drive (revisão e ajustes da Tati)
  • PDF anexado na task do ClickUp (envio formal pra cliente)
  • Mensagem WhatsApp curta pronta pra copiar e colar no grupo do cliente
  • Status da task automaticamente em pronto para revisão

Pré-requisitos

  • Acesso à lista Relatórios de Entregas (Espaço Comercial e Pós Venda → Pasta Sucesso do Cliente)
  • Cliente precisa ter grupo WhatsApp [CLIENTE] Atendimento SC ativo e cadastrado (ver lista abaixo)

Passo a passo

1. Criar a task

Abra a lista Relatórios de Entregas e clique em + Nova task. Sugestão de nome:

Relatório <Cliente> — <mês>/<ano>

Exemplo: Relatório Débora — abril/26

2. Preencher os campos

Preencha apenas estes 2 campos antes de mudar o status:

  • Empresa → escolha o cliente no dropdown
  • Período (dias) → escolha o intervalo (padrão: 30 para fechamento mensal)

Períodos sugeridos:

Período Quando usar
7 Recap de uma semana de campanha
14 Quinzena (relatórios intermediários)
30 Fechamento mensal padrão
60 ou 90 Revisões trimestrais ou cliente com baixa atividade

3. Acionar a geração

Mude o status da task para gerar relatório. Esse é o gatilho.

A partir desse momento o sistema vai:

  1. Buscar todas as mensagens do grupo [CLIENTE] Atendimento SC no período escolhido
  2. Selecionar entregas, elogios, aprovações e resultados relevantes (curadoria automática via IA)
  3. Montar a narrativa estruturada (resumo executivo + entregas por categoria + citações literais + próximos passos)
  4. Criar Google Doc na pasta do Drive
  5. Exportar PDF e anexar na task
  6. Gerar mensagem curta pra grupo do cliente
  7. Mudar status pra pronto para revisão

Aguarde ~2 minutos.

4. Revisar o relatório

Quando o status mudar pra pronto para revisão, abra a task na lista (filtra por status pronto para revisão se tiver muitas). Vai ter um comentário do sistema com:

  • 📄 Link do Google Doc — abra e revise
  • 💬 Mensagem WhatsApp em bloco copiável
  • 📎 PDF anexado

Checklist de revisão:

  • Datas das entregas batem com o que foi feito?
  • Citações dos elogios estão literais (entre aspas, sem editar)?
  • Números e KPIs estão corretos?
  • Próximos passos refletem o que está alinhado com o cliente?
  • Não tem nada confidencial/interno que não deveria ir pro cliente?

Se precisar ajustar, edite o Doc direto no Google Docs. Não é necessário gerar de novo.

5. Enviar pro cliente

Se editou o Doc: baixe o PDF atualizado em Arquivo → Baixar → PDF. Se não editou: use o PDF que já está anexado na task.

Envie o PDF pra cliente pelo canal habitual (e-mail ou WhatsApp privado dela).

Cole a mensagem WhatsApp (do comentário da task) no grupo [CLIENTE] Atendimento SC pra avisar o time da cliente que o relatório do mês foi enviado.

6. Encerrar a task

Mude o status pra complete depois que o relatório for enviado e a cliente confirmar recebimento.

Clientes disponíveis

Com histórico completo (relatório útil agora)

  • Débora Faria Store
  • Bárbara
  • Loja Josi Balbino
  • Ortiga Cursos & Treinamentos (Janaina Ortiga)
  • The Neuro Academy

Coletando dados (relatório útil em ~2 semanas)

  • ⏳ Nutrição Denise Ramos
  • ⏳ Professor Pizon

Sem grupo WhatsApp cadastrado

Os outros nomes do dropdown não têm grupo de atendimento WhatsApp — o relatório não funciona pra eles:

  • Loja Janaina Rodrigues
  • Loja Patrizi Pijamas
  • Alle Use / Loja Alle Use
  • Loja Ilha Rata
  • Loja Uh Lalá
  • Cnbb

Se um desses clientes começar a ser atendido por WhatsApp, peça pro Junior cadastrar o grupo.

Erros comuns

"Cliente não está mapeado para um grupo coletado"

Você selecionou um cliente que não tem grupo WhatsApp cadastrado. Confira a lista acima e escolha um cliente da seção "Com histórico completo".

"Sem mensagens no período"

O cliente não teve atividade no grupo nos dias escolhidos. Tente um período maior (60 ou 90 dias) ou verifique com o time se o grupo está ativo.

Status não mudou para pronto para revisão

Aguarde até 3 minutos. Se passar disso e nada acontecer, avise o Junior — pode ser o servidor que caiu ou erro de conexão. O comentário de erro (se houver) começa com ⚠️ e aparece na própria task — basta abrir a lista e clicar na task em questão.

Boas práticas

  • A qualidade do relatório depende do que está no grupo. Se o time não reportou as entregas no grupo da cliente, elas não vão aparecer. Mantenha o hábito de avisar entregas no grupo (mesmo curto: "post agendado", "criativo enviado pra aprovação").
  • Revise sempre antes de enviar. O sistema é bom mas pode escorregar em alguma data ou número. A revisão humana é parte do POP.
  • Não rode duas vezes em uma mesma task. Se precisar regenerar, crie uma task nova — assim mantém o histórico.
  • Use a mesma task pra acompanhar o ciclo completo: geração → revisão → envio → encerramento.

Para testar

Na lista Relatórios de Entregas, crie uma task de teste com Empresa = Débora Faria Store e Período = 30, mude pra gerar relatório e veja o fluxo completo. Depois delete a task de teste.

Ver também